同生活中一樣，在商業(yè)活動(dòng)中，第一印象也非常重要。在通常情況下，你同客戶的第一次接觸是以文字的方式開(kāi)始的——通過(guò)信件、宣傳冊(cè)子、銷售材料或年度報(bào)告等等。下面是一些基本的寫作指南，它可以幫助你提高寫作技巧，讓你在寫作商務(wù)材料方面成為一名稱職、思維清晰，而且知識(shí)淵博的行家里手。

　　清晰易懂，簡(jiǎn)明扼要。避免使用不純正、不必要的詞語(yǔ)，當(dāng)然也沒(méi)有必要用復(fù)雜的
句子。

　　不要畫蛇添足。如果用一句話就夠了，就不要用幾句話說(shuō)明。舉例來(lái)說(shuō)：能用“現(xiàn)在”就不要用“在當(dāng)前這段時(shí)間里”；能用“因?yàn)椤本蛣e用“由于這個(gè)原因”等。

　　盡量使用簡(jiǎn)單而不是復(fù)雜的詞語(yǔ)。如果“使用”就可以了，干嗎還要用“付諸應(yīng)用”呢？

　　語(yǔ)氣要強(qiáng)而有力——它會(huì)讓你倍感自信。堅(jiān)決不要讓下列詞語(yǔ)出現(xiàn)在你所撰寫的商業(yè)材料當(dāng)中——“有一點(diǎn)兒”、“有幾分”、“相當(dāng)”、“非?！薄@些詞語(yǔ)會(huì)減弱你的說(shuō)服力。比如，下面這種句子將會(huì)是致命的：“這是一種相當(dāng)好的好產(chǎn)品，我非常相信你一定會(huì)喜歡它的。”

　　多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，少用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)?！八麑羟驌舫隽俗笸鈭?chǎng)的圍欄”當(dāng)然比說(shuō)“棒球被他擊出了左外場(chǎng)的圍欄”好得多。

　　不要撒謊或夸大其詞。一旦被人發(fā)現(xiàn)，哪怕只是虛構(gòu)一個(gè)小小的謊言，你在報(bào)告或信件中所說(shuō)的每句話都將會(huì)引起他人的懷疑。

　　使你的文字看起來(lái)通俗易懂、活潑有趣。引用趣聞?shì)W事，在適當(dāng)?shù)牡胤蕉嘤眯?biāo)題、補(bǔ)充內(nèi)容、粗體圓點(diǎn)標(biāo)記和圖形。要以一種對(duì)話式的風(fēng)格去寫，態(tài)度友好，但是千萬(wàn)不能粗心大意或使用粗俗的話語(yǔ)。

　　要想提高你的寫作水平，最好的辦法就是學(xué)會(huì)多修改。哪怕只有一頁(yè)紙的內(nèi)容，也要仔細(xì)檢查，刪除多余的句子或例子、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句法結(jié)構(gòu)以及不必要的客套話。最重要的是，你要時(shí)刻保持頭腦清醒，知道你想要表達(dá)的意思。記?。核季S混亂也會(huì)導(dǎo)致文字混亂。在你寫作的時(shí)候，找些工具書放在手邊，這個(gè)方法一定會(huì)起到幫助作用，比如寫作指南、詞典以及其他能夠指點(diǎn)寫作的工具書都可以。